Timeline là một lịch trình bao gồm những công việc cần thiết cho quá trình tổ chức sự kiện. Với lịch trình này khách hàng và người tổ chức sự kiện sẽ nắm bắt được thời gian và những công việc cụ thể xuyên suốt quá trình diễn ra sự kiện. Có một timeline sự kiện hoàn hảo cho phép bạn ưu tiên khi lập kế hoạch. Nhìn lướt qua timeline của bạn sẽ cho bạn biết những gì cần phải làm ngay bây giờ , biết đâu là ưu tiên và đâu là không giúp bạn quản lý thời gian tốt hơn và khiến bạn không cảm thấy quá tải. Hãy chắc chắn một timeline luôn luôn bao gồm các số đo và thời hạn vào dòng thời gian của bạn để theo dõi tiến trình của bạn!
Một Timeline nên chuẩn bị bao lâu là hợp lý?
Khoảng thời gian mà bạn đề xuất một timeline sự kiện phụ thuộc vào loại hình và quy mô sự kiện ban đang lên kế hoạch. Nếu đó là một hội nghị hoặc lễ hội lớn, thì tốt nhất nên tạo timeline trước 1 năm hoặc hơn trước ngày diễn ra sự kiện. Tuy nhiên, nếu bạn đang lên kế hoạch cho một cái gì đó nhỏ như một cuộc họp, sự kiện vừa, nhỏ hoặc teambuilding thì chỉ cần 6 tháng.
Một Timeline hoàn hảo nên bao gồm những gì ?
6 tháng trước sự kiện
Xác định vai trò và trách nhiệm cho từng thành viên
Trước khi xây dựng timeline, hãy đảm bảo mọi thành viên trong dự án nắm rõ vị trí và trách nhiệm của mình điều này giúp họ dễ dàng nhận thấy khi vai trò của họ trở thành một phần của timeline. Mọi người trong nhóm sẽ rõ ràng về thời hạn mà họ dự kiến sẽ đạt được, bao gồm tất cả các cuộc họp lập kế hoạch vào timeline sự kiện của bạn để mọi người có thể thêm chúng vào lịch của họ và chuẩn bị trước.
Thiết lập mục tiêu của bạn
Trước hết bạn phải có một cái nhìn bao quát cho sự kiện của bạn. Sự kiện của bạn sẽ như thế nào? Có bao nhiêu người sẽ tham dự? Tại sao lý do bạn tạo ra sự kiện này? Mục tiêu của bạn là gì? Phát triển mục tiêu sự kiện và quyết định những gì bạn muốn thực hiện. Có một tầm nhìn rõ ràng về các mục tiêu sự kiện của bạn sẽ giúp quá trình lập kế hoạch và timeline sự kiện của bạn dễ dàng hơn.
Thiết lập ngân sách cho sự kiện
Để lập kế hoạch thành công cho sự kiện của bạn, bạn cần biết ngân sách sự kiện của mình. Nếu không có ngân sách sự kiện rõ ràng, bạn có nguy cơ chi tiêu nhiều hơn mức cần thiết. Bạn cần một ngân sách để hiểu rõ nơi phân bổ tiền. Ngân sách của bạn có thể giúp bạn quyết định những lúc cần chi và cắt giảm khi tạo sự kiện của mình.
Chọn địa điểm
Địa điểm tổ chức sự kiện có xu hướng đặt ra xa trước ngày sự kiện. Sau khi bạn đặt mục tiêu và biết tầm nhìn về sự kiện của bạn, địa điểm của bạn sẽ là một trong những lựa chọn đầu tiên để đảm bảo ngày tổ chức sự kiện của bạn.
Bắt đầu quảng bá và tạo chiến lược tiếp thị
Quảng bá và tiếp thị là một phần quan trọng để có một sự kiện thành công. Nếu bạn không quảng bá hay tiếp thị thì làm sao ai biết sự kiện của bạn tồn tại? Quyết định cách bạn muốn quảng bá sự kiện của mình và tạo chiến lược để thành công.
Nếu bạn còn chưa biết nên bắt đầu quảng cáo từ đâu hãy thử nghĩ về đối tượng mục tiêu của bạn và nơi họ thường qua lại. Họ có trên facebook không? Bạn có cần những người có ảnh hưởng để giúp bạn quảng bá trên các kênh xã hội không? Bạn đang tìm cách để quảng bá rộng rãi và đại chúng thông qua đài phát thanh và TV? Bạn càng biết rõ đối tượng của mình, bạn càng dễ dàng chọn các kênh tiếp thị của mình.
3 tháng trước sự kiện
3 tháng trước sự kiện là lúc bạn phải chuẩn bị các list nhà cung cấp thực phẩm, hoa và các vật dụng cần thiết khác, bên cạnh đó phải chọn diễn giả và lên một bản kế hoạch khẩn cấp
1 tháng trước sự kiện
Xác nhận đặt hàng phục vụ
Nếu bạn định thảo luận về các mặt hàng này thì bây giờ là thời gian để đăng ký với từng nhà cung cấp và đảm bảo bạn biết khi nào họ có kế hoạch thiết lập. Nếu bạn muốn thiết lập là ngày trước sự kiện của bạn, hãy kiểm tra ngày bắt đầu với địa điểm của bạn, đôi khi điều này có thể không thực hiện được. Có lẽ địa điểm được đặt cho ngày hôm trước. Những lần khác, một địa điểm có thể tính phí thiết lập sớm. Đừng bao giờ cho rằng bạn có thể thiết lập bất cứ lúc nào trước thời gian thuê địa điểm đã thỏa thuận, phải luôn luôn kiểm tra.
Xác nhận vai trò của Safety & Security
Đi qua kế hoạch khẩn cấp của bạn với mọi người trong nhóm của bạn. Hãy chắc chắn rằng bạn có bảo mật của bạn tại chỗ và họ nhận thức được những gì cần thiết. Hãy chắc chắn rằng tất cả mọi người trong đội ngũ nhân viên đều biết về tất cả các lối thoát hiểm trong trường hợp việc sơ tán nhanh chóng trở thành hiện thực.
Bây giờ bạn đã biết cách tạo một timeline hoàn hảo cho sự kiện của mình, chúng tôi tin rằng bạn sẽ chuẩn bị tốt hơn nhiều cho các sự kiện tiếp theo. Bằng cách tạo một timeline hoàn hảo , bạn sẽ kiểm soát mọi thứ diễn ra tốt hơn, cho ra kết quả như mong đợi.
☎️ Hotline tư vấn: 0866.010.055
(Tư vấn đặt villa, khách sạn, resort, du thuyền, nhà hàng, địa điểm, dịch vụ tổ chức, set up, tiệc, gala, hội nghị, sự kiện trọn gói giá tốt nhất)
