4 Sai lầm khi tổ chức sự kiện: Ai cũng mắc phải nhưng không phải ai cũng biết.
Tổ chức sự kiện là chương trình có ý nghĩa vô cùng quan trọng khi nó kết nối các doanh nghiệp, quảng bá và làm tăng độ nhận diện thương hiệu của doanh nghiệp đó. Vì thế việc tổ chức phải chỉnh chu và hoàn hảo trong mắt khách mời và các đối tác là điều hết sức cần thiết. Nếu có sai lầm nhỏ mắc phải sẽ có thể khiến họ không hài lòng và để lại ấn tượng không tốt.
Tuy nhiên tổ chức một sự kiện hoàn hảo là rất khó xảy ra khi rủi ro là điều không thể tránh khỏi. Vì thế việc giảm thiểu tối đa các rủi ro là rất đáng phải lưu ý để hạn chế và có thể kiểm soát các sai lầm một cách dễ dàng hơn.
Sau đây là những sai lầm dễ mắc phải khi tổ chức sự kiện mà bạn cần tránh gặp phải để event được tổ chức hoàn thiện hơn.
Các lỗi khi chọn địa điểm, thời gian tổ chức sự kiện
Địa điểm tổ chức sự kiện
Địa điểm được xem là yếu tố phản ánh đến chất lượng cũng như xác định quy mô của buổi sự kiện là như thế nào. Khách mời nhìn vào địa điểm cũng có thể phần nào đoán được mức độ quan trọng và tầm ảnh hưởng của buổi sự kiện hôm đó.
Vì thế lựa chọn địa điểm là một công việc vô cùng quan trọng và kỹ lưỡng đối với những người làm sự kiện. Và một số sai lầm cần lưu ý khi tìm kiếm địa điểm tổ chức sự kiện như:
- Sai lầm trong việc chọn địa điểm không phù hợp với đối tượng tham gia, không đúng với mục đích tổ chức.
- Địa điểm tổ chức quá xa, tốn nhiều thời gian di chuyển. Làm gia tăng chi phí di chuyển và không kiểm soát, đảm bảo được thời gian cũng như trục trặc trong vấn đề phương tiện di chuyển.
- Đường đi xấu, khó khăn trong việc di chuyển từ địa điểm này đến địa điểm khác. Điều này không chỉ gây trở trong việc di chuyển mà còn ảnh hưởng đến thời gian tổ chức buổi tiệc. Thậm chí là sức khỏe của các khách mời.
Thời gian tổ chức sự kiện
Ngoài yếu tố về mặt địa điểm thuận lợi thì vấn đề về thời gian diễn ra sự kiện cũng là yếu tố không kém phần quan trọng, ảnh hưởng trực tiếp đến sự thành công của chương trình event.
Vậy cần tránh chọn những điều sau đây khi lựa chọn thời gian:
- Tổ chức trùng các ngày lễ lớn hoặc các ngày lễ của tôn giáo.
- Ngày thời tiết xấu, giông bão. Đây là yếu tố đáng phải lưu ý bởi nó khó có thể lường trước được vì thế điều nên làm ở đây đó là lên các phương án dự trù cho tình huống này.
- Không thông báo sớm về thời gian tổ chức. Điều này không chỉ gây khó khăn trong việc sắp xếp lịch trình tham dự của khách mời mà còn thể hiện được sự tôn trọng họ.
Để khắc phục bạn cần nắm rõ các thông tin cũng như nhu cầu để lựa chọn địa điểm và thời gian tổ chức phù hợp. Đặc biệt cần thông báo sớm cho khách hàng thông tin cơ bản về địa điểm và thời gian để khách có thể lên kế hoạch di chuyển một cách hợp lí nhất.
Các lỗi khi chọn người dẫn chương trình (MC)
Người dẫn chương trình chính là linh hồn của buổi tiệc vì thế cần có sự chọn lọc kỹ lưỡng. Tuy nhiên có rất nhiều tình huống khiến khách mời ngán ngẩm từ người dẫn chương trình như:
- Nói chuyện kém duyên, không chuyên nghiệp hoặc không phù hợp với nội dung chương trình tổ chức
- Đến trễ hoặc hủy không dẫn chương trình trong phút chót.
- MC nhận kịch bản và bài nói trễ ảnh hưởng đến các chuỗi hoạt động kế tiếp đó. Không khớp khi chạy chương trình, người dẫn nói một hướng nhưng chương trình diễn ra một phương.
Thông thường khi tổ chức event chuyên nghiệp sẽ có các phương án xử lí khủng hoảng bất ngờ. Mô phỏng tất cả các tình huống có thể xảy ra và biện pháp cụ thể để thay thế, phòng ngừa nó. Và điều này sẽ tốt hơn việc cố gắng lên một kế hoạch hoàn hảo bởi trên thực tế nó có thể phản ngược tác dụng khi càng cố chu toàn thì sai lầm càng dễ xảy ra.
Ý tưởng tổ chức
- Ý tưởng và kịch bản cũ, không có sự sáng tạo, mới mẻ dễ gây sự nhàm chán cho người tham dự.
- Công ty không có sự khác biệt để cạnh tranh với các đối thủ khác trên thị trường.
Tuy nhiên sự sáng tạo đó cũng phải nằm trong một khuôn khổ, giới hạn nhất định để không đi quá giới hạn, trở nên lố bịch hoặc không phù hợp với đối tượng khách mời tham gia.
Các lỗi trong chăm sóc khách hàng khi tổ chức sự kiện
Nhiều người vẫn sai lầm khi quan niệm rằng chỉ cần tổ chức sự kiện thật hoành tráng, quà tặng thật nhiều sẽ khiến khách mời hài lòng.
Vậy bạn có biết họ có thực sự quan tâm đến sự kiện này hay không? Bao nhiêu người cảm thấy hài lòng về sự kiện này? Sự thiếu chuyên nghiệp hay những tình huống nhỏ nhặt mà chúng ta không thể ngờ tới đôi khi có thể làm mất điểm trong mắt khách hàng, thể hiện sự không chuyên nghiệp hay thậm chí khiến họ cảm thấy thiếu tôn trọng. Một vài trường hợp điển hình như:
- Chỉ chăm chăm bán hàng: tổ chức sự kiện giúp khách mời có sự trải nghiệm tốt chứ không phải đáp ứng cho việc bán hàng của bạn. Hãy giúp khách hàng thấy được nhu cầu của họ, đừng ép họ phải móc ví ra để trả tiền cho thứ bạn muốn bạn. Chúng ta mang đến những gì khách hàng cần chứ không phải làm phiền khách hàng.
- Tác phong thiếu chuyên nghiệp như tranh cãi với khách hàng hay dùng từ ngữ xưng hô không phù hợp.
- Không coi trọng khách hàng: chỉ chú tâm đến khách hàng VIP, không không niềm nở, quan tâm đến những khách mời còn lại.
- Nhân viên là bộ mặt của công ty, vì thế hãy thể hiện thái độ tích cực và điều đó sẽ khiến khách hàng của bạn có một trải nghiệm thật đáng nhớ.
- Đừng bao giờ ngưng thể hiện sự tôn trọng của bạn đến với khách hàng.
☎️ Hotline tư vấn: 0866.010.055
(Tư vấn đặt villa, khách sạn, resort, du thuyền, nhà hàng, địa điểm, dịch vụ tổ chức, set up, tiệc, gala, hội nghị, sự kiện trọn gói giá tốt nhất)
Xem thêm dịch vụ tổ chức sự kiện
