10 bí quyết giúp tổ chức sự kiện thành công

10 bí quyết tổ chức sự kiện được chỉ ra bởi Irina Prokofieva – Nhà quản trị vận hành của chương trình The EU-EaP Culture and Creativity.

“Nếu bạn đã từng tham gia tổ chức sự kiện, bạn sẽ biết rằng không phải mọi thứ đều diễn ra như kế hoạch và bạn sẽ phải đối mặt với rất nhiều thử thách, rủi ro khác nhau. Khi lần đầu tiên tôi tổ chức sự kiện, tôi đã được nghe nói về quy tắc The funny Duck face. Theo như quy tắc này, mặc dù bạn có đang phát hoảng như đang ngồi trên đống lửa nhưng vẫn phải tỏ ra thật bình tĩnh và không được để người khác nhận ra. Đến ngày hôm nay, tôi vẫn tin đây là nguyên tắc giá trị nhất.” – Irina Prokofieva

Tổ chức sự kiện không phải là một nhiệm vụ đơn giản. Tuy nhiên, tôi có thể chỉ ra 10 yếu tố chính mà bạn nên ghi nhớ để mọi thứ được diễn ra suôn sẻ.

1. Xác định mục đích và format của sự kiện:

Đây là một yếu tố quan trọng mà bạn phải dành thời gian để đưa ra cách tiếp cận vấn đề một cách cẩn trọng. Hãy xác định mục tiêu càng cụ thể càng tốt: Bạn có muốn truyền đạt kiến thức đến những người tham gia sự kiện hay không; bày tỏ lòng biết ơn đối với các đối tác; gây quỹ cho một dự án hoặc đơn giản hơn là tạo nên cảm giác hài lòng, thỏa mãn cho người tham gia với cách trang trí hài hòa đẹp mắt? Format của sự kiện sẽ phụ thuộc vào các yếu tố: concept sự kiện, thời gian và thời lượng của buổi sự kiện, sự phân bổ vai trò trong quá trình hoạt động teamwork, cách bố trí nơi sự kiện diễn ra, âm thanh – ánh sáng và cách phục vụ.

Hãy cố gắng thoát ra khỏi các format tổ chức truyền thống, thông thường. Bạn có thể tham khảo ở các trang web như PechaKucha, TED hoặc các format của các dạng sự kiện trực tuyến, sự kiện ngoài trời, các bữa ăn theo chủ đề. Điều quan trọng nhất lúc này là format được xác định phải giúp bạn đạt được mục tiêu sự kiện mà bạn đã đề ra.

2. Hãy chăm chút cho việc lập kế hoạch:

Một kế hoạch hoàn chỉnh nên bao gồm các yếu tố như hậu cần, nội dung và hoạt động quảng bá cho sự kiện. Hãy tạo ra một hệ thống để những thành viên trong nhóm có thể dễ dàng nhìn thấy nhiệm vụ, vai trò của mỗi người và tiện theo dõi quá trình, tiến độ công việc. Đầu tiên, hãy lập ra một danh sách bao gồm các nhiệm vụ chính, sau đó bổ sung chi tiết từng bước cụ thể để hoàn thành nhiệm vụ. Một trong những bước quan trọng mà ta không thể bỏ qua chính là đặt ra dealine phù hợp để hoàn thành nhiệm vụ. Nếu không thực hiện bước này, khâu chuẩn bị của bạn sẽ chậm hơn kế hoạch, từ đó dẫn đến những vấn đề khác.

Bạn có thể sử dụng các công của Google như Asana, Trello, Podio, GanttPro, Teamweek và ngay cả Excel cho việc lập kế hoạch của mình.

3. Dự thảo ngân sách bao gồm các tình huống bất ngờ phát sinh:

Hãy dò lại danh sách các nhiệm vụ cần làm và đối chiếu chúng với ngân sách của bạn. Bạn nên cân nhắc thêm vào một khoảng ngân sách dùng để chi tiêu khi có tình huống bất ngờ phát sinh. Ví dụ như trong trường hợp thời tiết chuyển xấu và mưa vào đúng ngày sự kiện ngoài trời diễn ra, bạn phải linh hoạt thay đổi địa điểm tổ chức và vận chuyển toàn bộ dụng cụ và trang thiết bị. Đấy là lúc yêu cầu một khoản chi phí để thực hiện các biện pháp khắc phục. Việc dự tính và chuẩn bị về mặt tài chính cho các trường hợp phát sinh là vô cùng cần thiết.

Bạn có thể sử dụng mẫu ngân sách này để chỉnh sửa hoặc tạo ra mẫu riêng để phù hợp với kế hoạch của mình nhé.

4. Chú ý tiểu tiết:

Nếu bạn muốn thỏa mãn tuyệt đối sự hài lòng của khách hàng, hãy suy nghĩ và cân nhắc cẩn trọng từng chi tiết dù là nhỏ nhất như quá trình đăng ký, bộ phận tiếp đón, loại nhạc được chọn, gốc chụp hình checkin, cách bày trí, đồng phục nhân viên và cả các hoạt động trong thời gian giải lao.

Chẵng hạn như trong quá trình đăng ký, bạn có thể đưa ra các hoạt động nhỏ cho người tham dự tham gia như chơi một trò chơi hoặc xem một video clip ngắn về thông tin sự kiện hoặc công ty.

Hãy cố gắng tạo nên sự ngạc nhiên cho người tham dự bằng cách chăm chút đến từng chi tiết nhỏ nhất. Điều này sẽ tạo ấn tượng rất mạnh cho những người đến tham gia.

5. Kiểm tra địa điểm tổ chức và chuẩn bị kế hoạch dự phòng:

Luôn luôn kiểm tra thật kỹ địa điểm tổ chứ sự kiện ngay từ khi trong giai đoạn cân nhắc lựa chọn. Ở một thời điểm mà bạn không mong đợi nhất, điều hòa có thể không hoạt động hoặc khi bạn phát hiện ra không có khu vực nhà vệ sinh cho người khuyết tật hoặc trang thiết bị không thể vừa với lối vào nơi tổ chức. Do đó hãy kiểm tra và chuẩn bị thật kỹ để tránh những vấn đề trên.

Khi tôi tổ chức một hội thảo với khoảng 50 người tham dự kéo dài trong 1 tiếng, chủ sở hữu địa điểm đã yêu cầu rời khỏi nơi đó mà không đưa ra bất cứ lời giải thích nào. Cuối cùng, chúng tôi phải thực hiện buổi hội thảo đó ở một công viên gần đó trong khoảng một tiếng cho đến khi kiếm được một nơi mới. Đôi khi, bạn có thể chủ quan và nghĩ rằng những trường hợp như thế sẽ không xảy ra với bạn. Tuy nhiên, tốt hơn hết là luôn có một kế hoạch dự phòng.

6. Sự phân bổ trách nhiệm hợp lý:

Việc phân bổ trách nhiệm cho các thành viên trong nhóm rất quan trọng ngay cả trong giai đoạn chuẩn bị và giai đoạn diễn ra sự kiện. Hãy phân bổ trách nhiệm theo khu phực. Ví dụ, hãy phân bổ cho một bộ phận phụ trách khu vực đăng ký, một bộ phận khác phụ trách việc đón tiếp khách mời, bộ phận phụ trách quản lý thiết bị dụng cụ, bộ phận hợp tác với các bên truyền thông, báo chí,… Mỗi thành viên nên có những khu vực của riêng mình và chịu trách nhiệm với chúng trong suốt quá trình diễn ra sự kiện.

Hãy giao cho mỗi thành viên bảng phân công của toàn nhóm để khi có một số vấn đề xảy ra, họ có thể liên lạc chính xác và giải quyết vấn đề kịp thời.

7. Thực hiện các hoạt động truyền thông sự kiện:

Bạn nên lập ra khoảng thời gian phù hợp để thực hiện các hoạt động truyền thông quảng bá sự kiện. Loại sự kiện, đối tượng mục tiêu, nguồn lực nội bộ và ngân sách là các yếu tố quyết định phương pháp truyền thông cho sự kiện. Khi chọn các đối tác truyền thông (như báo trí, các trang mạng xã hội,…), hãy chọn những đối tác có cùng đối tượng mục tiêu với bạn để tăng hiệu quả truyền thông.

Việc tạo nên một thông điệp chính để truyền tải trong suốt quá trình quảng bá là vô cùng quan trọng. Tuy nhiên khi tạo nên thông điệp, hãy chắc chắn rằng nó ngắn gọn và truyền tải chính xác nội dung sự kiện.

8. Chú trọng dịch vụ:

Hãy chắc chắn rằng cả đội của bạn đang tuân theo quy tắc “The Duck Face”. Luôn có thái độ chuyên nghiệp, thân thiện đối với những người tham gia, diễn giả và các đối tác. Hãy cố gắng giải quyết vấn đề, giải đáp các thắc mắc và đáp ứng nhu cầu của họ. Ngay cả khi bạn cảm thấy mệt mỏi và mọi thứ đang không đi theo kế hoạch. Vì đến cuối cùng, thứ mà mọi người nhớ đến chính là cách họ được phục vụ và bầu không khí của buổi sự kiện.

9. Thực hiện lần kiểm tra cuối cùng trước khi sự kiện diễn ra:

Hãy chắc chắn về việc bạn đã thông báo với những người tham gia về địa điểm, đã mời tất cả khách mời quan trọng, đã chuẩn bị sẵn sàng các loại ấn phẩm cần thiết, âm thành và nội dung hình ảnh, video clip. Đồng thời, hãy chắc chắn rằng các thành viên của nhóm đã hiểu rõ nhiệm vụ, trách nhiệm của họ. Để thực hiện công việc này, bạn có thể tạo nên một checklist nháp để kiểm tra tiến độ công việc.

Một checklist tương tự có thể được soạn ra để tiện cho việc kiểm tra khâu chuẩn bị trong ngày diễn ra sự kiện. Hãy nhớ chuẩn bị các bản phác thảo nội dung chương trình và phát cho mỗi thành viên một bản copy. Ngoài ra, mỗi thành viên nên có danh sách những thông tinh liên lạc chính để họ có thể liên lạc kịp thời khi có trường hợp khẩn cấp.

10. Khảo sát ý kiến phản hồi:

Khi sự kiện kết thúc, sẽ rất khó để bạn có thể đưa ra những đánh giá khách quan về việc mọi thứ đã diễn ra như thế nào. Đó là lý do vì sao mà ta thường thấy sau mỗi sự kiện, người tham gia phải hoàn thành các bảng khảo sát dưới cả hai hình thức offline và online. Những đơn khảo sát này yêu cầu người tham gia đánh giá sự thành công của sự kiện ở nhiều khía cạnh: hậu cần, diễn giả, địa điểm tổ chức và quá trình diễn ra sự kiện. Những thông tin này sẽ giúp bạn tránh những lỗi sai tương tự trong tương lai và cải thiện chất lượng sự kiện. Nếu có thể, bạn hãy thu thập phản hồi thông qua các trang mạng xã hội hoặc làm một video clip hỏi về trải nghiệm của khách hàng ở cuối buổi. Việc làm này sẽ rất có ích nếu bạn có cơ hội tổ chức một dạng sự kiện tương tự.

Hãy nhớ rằng phải luôn lạc quan và đừng ngần ngại đối mặt với những điều bất ngờ và sự kiện của bạn sẽ thành công!

Irina Prokofieva – giám đốc điều hành của chương trình The EU-EaP Culture and Creativity, nhà quản lý dự án được chứng nhận (IPMA, level C), đồng sáng lập dự án Start2Go. Bà từng làm việc tại tổ chức AIESEC tại cấp quốc gia và quốc tế. Ngoài ra, bà còn có kinh nghiệm tổ chức đa dạng các loại sự kiện, từ các buổi đào tạo ngắn hạn đến hội nghị và các dịp lễ hội quốc tế.

Nguồn: https://www.culturepartnership.eu/en/article/10-tips-for-successful-event

Xem thêm dịch vụ tổ chức sự kiện tại đây!

Xem thêm địa điểm tổ chức sự kiện