Địa điểm tổ chức sự kiện là một trong những vấn đề hàng đầu mà người tổ chức sự kiện cần phải quan tâm. Địa điểm là yếu tố ảnh hưởng trực tiếp tới sự thành công của bất kỳ sự kiện nào. Việc tìm kiếm được một địa điểm tốt sẽ khiến bạn mất nhiều thời gian.Dưới đây là một số tiêu chí để bạn có thể lựa chọn được một địa điểm lý tưởng cho việc tổ chức sự kiện.
1. Tính chất phù hợp của nơi tổ chức sự kiện
Một địa điểm lý tưởng cần đáp ứng được các tiêu chí phù hợp với tính chất của sự kiện. Nếu bạn muốn tổ chức sự kiện kết hợp với du lịch thì nên chọn những nơi du lịch như bãi biển, các khu du lịch sinh thái,…Để thuận tiện cho việc tổ chức các hoạt động đi kèm như team-building hay các hoạt động vui chơi giải trí khác.
Ngoài ra, nếu khách mời của bạn từ nhiều nơi di chuyển tới. Bạn nên chọn những địa điểm tổ chức sự kiện ngay nơi lưu trú của khách mời. Nhằm để thuận tiện cho việc di chuyển và hạn chế rủi ro trong quá trình tổ chức sự kiện.Tùy vào sự kiện mà bạn nên chọn nơi tổ chức trong nhà hay ngoài trời. Từ đó sẽ đơn giản hơn trong việc lập danh sách địa điểm cần tìm.
2. Không gian của địa điểm tổ chức sự kiện
Không gian của nơi tổ chức sự kiện là một yếu tố không thể bỏ qua trong việc lựa chọn địa điểm. Tùy vào mục đích của sự kiện, số lượng khách mời và đối tượng khách mời mà bạn có thể lựa chọn không gian sao cho phù hợp.
Ví dụ: Sự kiện của bạn quan trọng và có số lượng khách mời lớn. Bạn có thể cân nhắc việc tổ chức tại một trung tâm hội nghị sang trọng với phòng hội nghị có sức chứa lớn. Còn nếu đó là sự kiện triển lãm. Bạn có thể chọn những không gian mở,lịch sự và tinh tế. Ngoài ra bạn còn phải quan tâm tới ,kiến trúc,nội thất, cách bày trí của không gian đó sao cho phù hợp với mục đích của sự kiện.
3. Các tiện ích và dịch vụ đi kèm
Hãy đến khảo sát trực tiếp nơi mà bạn chọn thay vì chỉ nghe họ giới thiệu. Xem xét kỹ lưỡng các dịch vụ tiện ích đi kèm. Đặc biệt cần lưu ý kỹ về việc cung cấp dịch vụ ăn uống , chất lượng phục vụ của nhân viên. Đảm bảo rằng sẽ không có bất kỳ sự cố gì dẫn đến việc không hài lòng từ khách mời. Đối với những nơi chọn nhà cung cấp thực phẩm từ bên ngoài.Tốt nhất bạn hãy tìm cho mình một nhà cung cấp thực phẩm đáng tin cậy. Bãi đậu xe có sức chứa lớn sẽ là một điểm cộng. Khách mời của bạn sẽ hài lòng hơn nếu nhân viên có thể giúp họ sắp xếp và lấy xe.
Cuối cùng bạn nên chọn nơi có trang bị sẵn thiết bị điện tử với chất lượng tốt. Ví dụ như bàn hội nghị , hệ thống loa tốt hay micro,tai nghe đối với hội nghị-hội thảo quan trọng,… Đừng quên chuẩn bị thiết bị dự phòng để đảm bảo sự kiện của bạn diễn ra thành công.
4. Giá cả
Giá cả của nơi tổ chức sự kiện là một tiêu chí không thể bỏ qua trong việc lựa chọn nơi tổ chức sự kiện. Bạn có thể tham khảo qua các bảng giá của danh sách các địa điểm bạn xem xét.Tốt nhất bạn nên trao đổi trực tiếp với họ chi tiết giá cả các dịch vụ,chi phí phát sinh,… Sau đó lựa chọn mức giá phù hợp nhất.
Đừng quên thời gian tổ chức sẽ ảnh hưởng tới mức giá mà bạn phải chi trả . Vào những dịp tết, dịp cuối tuần, khoản thời gian cuối năm – khi mà nhu cầu tổ chức sự kiện tăng cao. Điều này sẽ khiến mức giá tăng cao hơn so với những ngày bình thường. Bạn nên đặt trước khoảng một vài tháng để sự kiện được diễn ra vào đúng thời điểm mà bạn mong muốn.
5. Các vấn đề khác
Vấn đề cần lưu ý chính là các vấn đề về an toàn như an toàn vệ sinh thực phẩm. Hệ thống phòng cháy chữa cháy được trang bị đầy đủ và ở tình trạng sẵn sàng. Lối thoát hiểm, hệ thống điện tốt, đường truyền tốt,hệ thống an ninh đảm bảo,…
Ngoài ra bạn cần quan tâm tới thời tiết vì nó góp phần tạo nên thành công của sự kiện. Nếu như thời tiết xấu khách mời của bạn sẽ cân nhắc về việc tới tham dự sự kiện. Đối với những sự kiện tổ chức ngoài trời, cần xem xét nơi trú nếu thời tiết không tốt.
☎️ Hotline tư vấn: 0866.010.055
(Tư vấn đặt villa, khách sạn, resort, du thuyền, nhà hàng, địa điểm, dịch vụ tổ chức, set up, tiệc, gala, hội nghị, sự kiện trọn gói giá tốt nhất)
Xem thêm:
